1. Mengaktifkan Siswa Tahun Sebelumnya
Dalam mengelola siswa di layanan Simpatika, Operator Madrasah tidak perlu membuat data siswa setiap tahunnya. Karena siswa pada tahun sebelumnya akan otomatis berstatus sebagai "Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang".
Daftar siswa belum aktif ini cukup diunduh kemudian diedit pada tingkatan kelasnya (siswa naik kelas) dan dapat segera diupload kembali.
Jadi tidak dengan menambahkan atau membuat data siswa baru dari awal kembali.
Dalam proses mengaktifkan siswa yang belum aktif ini dapat juga dilakukan bersamaan dengan menambahkan siswa baru dan meluluskan siswa.
Cara mengaktifkan siswa belum aktif tahun ajaran sekarang (mengaktifkan siswa tahun sebelumnya) adalah sebagai berikut:
a. Mengunduh Daftar Siswa Tahun Sebelumnya
Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
Pilih layanan Sekolah
Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
Klik "tanda panah ke bawah" untuk mengunduh daftar siswa tahun pelajaran yang lalu dalam format excel
Data siswa tahun sebelumnya dapat juga diunduh melalui menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Sekarang" lalu klik "tanda panah ke bawah"
Simpan file excel hasil download tersebut
b. Mengedit Siswa
Mengedit Siswa meliputi menaikkan tingkat kelas siswa, dan meluluskan siswa.
Untuk mengedit data siswa di file excel yang telah diunduh tadi caranya adalah:
Buka file excel yang telah diunduh
Blok semua cell dan format menjadi "text"
Untuk memudahkan pengeditan tingkat kelas, lakukan 'short' (pengurutan data) berdasarkan kelas.
Untuk menaikkan tingkat kelas siswa, edit (ganti) tingkat kelas yang lama dengan tingkat kelas yang baru. Semisal yang tadinya kelas A menjadi B (pada RA), kelas 3 menjadi 4 (pada MI), kelas 8 menjadi 9 (pada MTs) dan sebagainya.
Untuk meluluskan siswa, caranya:
a. Pada RA, ganti tingkatnya menjadi 1
b. Pada MI, ganti tingkat 6 menjadi 7
c. Pada MTs, ganti tingkat 9 menjadi 10
d. Pada MA, ganti tingkat 12 menjadi 13
Siswa baru dapat langsung ditambahkan
Simpan file excel
Yang harus diperhatikan ketika melakukan pengeditan siswa, adalah pada kolom kode sistem. Nomor yang tertera harus tetap dibiarkan seperti sedia kala (jangan dirubah).
Sedangkan untuk penambahan siswa baru, kolom Kode Sistem tidak perlu diisikan (dibiarkan kosong).
c. Mengupload Data Siswa
Setelah file excel data siswa selesai diisi / diedit, upload file tersebut dengan cara:
Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
Pilih layanan Sekolah
Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
Klik tanda "panah ke atas" di pojok kanan atas
Muncul jendela "Unggah Data Siswa", klik tombol "Pilih File"
Muncul jendela pencarian file di komputer, cari file excel data siswa tadi, lalu klik "Open"
Kembali ke jendela "Unggah Data Siswa". Klik "Unggah"
Muncul notifikasi total jumlah siswa yang diupload dan pesan kesalahan
Jika pesan kesalahanan berbunyi : "Tidak ada kesalahan dalam data", lanjutkan dengan mengklik tombol "Simpan"
Jika muncul peringatan kesalahan, download file lalu lakukan perbaikan (kesalahan akan dituliskan di bagian kanan file excel)
Setelah mengklik "Simpan" akan muncul pemberitahuan "Data Siswa Berhasil Dikirim dalam Antrian" dan diminta menunggu hingga 1 x 24 jam. Tetapi biasanya data siswa langsung masuk beberapa saat kemudian. Untuk mengecek silakan masuk ke menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
Advertisement